Secretaria 1: concepte, tasques, persones i reflexió
El taulell de la Secretaria de
l’Institut ofereix una visió del centre des d’un angle particular. Els
despatxos queden més a prop dels passadissos que no pas de les aules. Per tant,
des de les oficines, veiem el centre des d’una perspectiva diferent. Des de
darrere el taulell el mirem diàriament i n’observem els canvis: un nou pla
d’estudis, un nou equip directiu, un nou edifici... Cada canvi comporta unes
novetats que s’han madurat -o no- abans de posar-se en marxa.
Canvia la tipologia dels alumnes, la
dels professors, la manera com ens tracten els pares... Canvia el soroll dels
passadissos, els jocs a l’hora del pati i els horaris de les classes. Uns
arriben, els altres marxen. Canvia el ritme circadiari de l’institut i la
Secretaria és allà mateix on va ser el primer dia.
Nosaltres estem molt familiaritzats
amb aquest espai de l’institut, però ben segur que moltes persones de la
comunitat educativa i del públic en general desconeixen què s’hi fa, a la
Secretaria d’un centre educatiu. Aprofitant l’oportunitat que em brinda el
cinquantè aniversari del centre, descriuré uns quants aspectes d’aquest espai que
tothom sap on és i molts desconeixen què s’hi fa.
Què és la Secretaria d’un institut?
Un dels significats del mot secretaria
és: despatx o oficina de secretari[i]. La definició que apareix al DCVB del mot secretari,
tot i que tot que no contempla totes les funcions d’un secretari d’institut, em
sembla força completa i adequada a aquesta figura. Diu així: el qui està encarregat d'estendre les actes,
donar fe dels acords, custodiar els documents, escriure la correspondència
d'una corporació, oficina, assemblea, etc.,
Així doncs, la Secretaria d’un
institut és on s’hi duen a terme les tasques que depenen del secretari de
l’equip directiu, un professor que durant un període de temps, té encomanades
les funcions de secretari.
Qui treballa a la Secretaria d’un institut?
Tot i que el responsable de la
Secretaria és el secretari de l’Equip Directiu, les persones que hi treballem
som auxiliars administratives -o administratives-, funcionàries -o interines- de la Generalitat
de Catalunya. Sí, som funcionàries, aquell nom que porta associades tantes
connotacions negatives de les quals tantes vegades ens hem hagut de defensar.
Som bona gent i, com a servidores
públiques, estem al servei de la ciutadania. En els més de vint-i-tres anys que porto en aquest
lloc de treball he tingut la sort que la (quasi) totalitat de companyes amb qui
he treballat, ha tingut clara la nostra funció d’estar al servei de la
ciutadania.
De qui depèn el personal de la Secretaria d’un institut?
Els funcionaris podem accedir a una
d’aquests cadires ja sigui en la tria de places després d’aprovar unes
oposicions o bé en un concurs de trasllat. Els interins ho poden fer a través
d’una borsa de treball que gestiona la Secció de Personal d’Administració i
Serveis (PAS) dels Serveis Territorials del Departament
d’Ensenyament i Educació Professional (STE) a Girona.
Físicament estem en un institut, al
servei del secretari de l’Equip Directiu i a disposició del director.
Orgànicament depenem del Departament
d’Ensenyament i Educació Professional, que cada començament de curs deixa
escrit quines són les nostres funcions en els Documents per a l’organització i gestió dels centres (DOIGC). Ara
bé, no oblidem que som funcionaris al servei de la Generalitat de Catalunya i
que avui som aquí, però demà podem concursar i anar a treballar a un altre centre
educatiu o en un altre departament de la Generalitat.
O sigui que tenim tres patrons que,
algunes vegades, no han remat en el mateix sentit i més d’un cop ens han
encarregat, demanat o exigit funcions que no ens corresponien.
Un exemple de tenir tants caps és la
gran incongruència que s’ha posat en relleu darrerament i que m’abelleix
explicar-vos: no ens està permès el teletreball perquè les nostres funcions
inclouen l’atenció al públic; ara bé, no podem beneficiar-nos del complement
d’atenció al públic perquè es considera que prestem atenció a la comunitat
educativa i no pas “al públic”. De contradiccions com aquesta, a
l’administració n’hi ha moltes. Aquí vull fer notar que durant el confinament
sí que ens van permetre teletreballar i tots els alumnes van rebre les notes i
no va quedar cap tràmit administratiu pendent.
Què s’hi fa a la Secretaria d’un institut?
Des que una persona s’interessa per
estudiar fins que acaba la seva vida a l’institut, qualsevol tràmit que no
sigui purament acadèmic, formatiu o disciplinari, es fa a la Secretaria. I tot
allò que pugui menester un cop acabats els estudis, també: certificats, títols…
Donar resposta a les peticions
d’informació sobre estudis, tràmits, convalidacions, equivalències… Acompanyar
en el procés de preinscripció i matrícula. Introduir i tractar les dades en el
programa o programes de gestió (en plural perquè encara no hem aconseguit
treballar i mantenir una sola base de dades). Preparar-ho tot perquè a l’hora
d’entrar notes els professors tinguin oberta per a cada alumne que tenen a
classe una casella per a cada matèria que cursa.
Preparar els butlletins de notes per
a cada alumne, trimestrals i finals. Preparar les actes d’avaluació,
trimestrals i finals. Esmenar les errades que puguin sorgir (els errors i
descuits són molt punyeters!).
Tramitar títols acadèmics (els d’ESO
d’ofici i els d’estudis postobligatoris quan la persona interessada el demana)
i fer-ne el seguiment fins que arriben al centre. Custodiar-los i guardar-los
fins que el titulat el recull. I si no el recull? Doncs es guarda sempre
més.
Arxivar i custodiar in saecula saeculorum els documents
personals i els expedients acadèmics de cada alumne perquè, en qualsevol moment
del seu futur, se li pugui certificar qualsevol circumstància referent a la
seva vida acadèmica. Triar, mantenir i netejar els arxius històrics: alguns
documents són de conservació permanent, altres es conserven 5 anys, altres es
conserven els d’uns cursos determinats… Tenim els expedients de tots els
alumnes que han passat pel centre durant aquests cinquanta anys!
Diuen que parlar de diners és poc
elegant, això no obstant, vull fer saber que tot això ho fem per un mòdic sou
que trobareu en la taula de retribucions que podeu consultar en aquest enllaç[ii] (C1 o C2 nivell 14), ja que, si
nosaltres som servidors públics, els nostres salaris també es fan públics.
Reflexió: les persones per damunt de
tot
Porto vint-i-quatre cursos en aquest
institut. He treballat amb uns quants equips directius (director, cap
d’estudis, coordinador pedagògic, administrador, secretari…). He coincidit amb
quatre directors i amb sis secretaris -són els càrrecs amb qui tractem més
directament-.
Ens hem avingut, hem treballat de
costat i cadascú de nosaltres ha aportat tot allò que ha sabut. Hi ha hagut moments
de tensió pel volum de feina, el poc temps per fer-la i les eines, sempre insuficients,
que ens proporciona el Departament d’Educació i Formació Professional. Amb uns
i altres ens hem arremangat i ens n’hem sortit.
Malauradament, ara fa dos anys una
enganxada amb una d’aquestes persones va obrir una ferida que ha deixat una
gran cicatriu. Aquell fet m’ha fet pensar molt en l’autoritarisme, en el tracte
als altres i el respecte a les persones en general. És per això que vull acabar aquesta entrada amb unes paraules
que en aquell moment vaig adreçar a tots els membres d’aquell equip directiu
que van subscriure i aprovar les paraules del director. Les poso tot seguit com
a darrer paràgraf i convido tothom que les llegeixi a fer-ne una reflexió.
“Per més poder que se us atorgui durant la vostra vida, sobretot, recordeu que per damunt de tot hi ha el tracte a les persones, independentment del seu estatus. Tots deixarem una petjada als llocs per on haurem passat. La forma d’aquesta petjada només depèn de nosaltres. I l’única cosa que llegarem quan morim és el record que els altres conservin de nosaltres. Està a les nostres mans com volem que sigui.”
Adriana
Llongarriu Castanyer
Olot, 20 de febrer de 2025
 |
| Secretaria de l'Institut La Garrotxa. 2025 |
 |
| Les reformes de fa uns anys van deixar un espai interior diàfan |
[i] en
aquest document faig servir el gènere no marcat i no el desdoblament propi de
l’anomenat llenguatge inclusiu (secretari o secretària; alumne o alumna) per tal
d’alleugerir-ne la lectura.
[ii] heu de
buscar “personal funcionari” (sense destinació especial); els administratius de
centres som del grup C1 o C2 i tenim el nivell de destinació 14.
Cap comentari:
Publica un comentari a l'entrada
Deixa el teu comentari...